En tydelig måte å skille mellom problemer med feil og manglende varer når begge forekommer i én SEWARD-bestilling.
Lag en oversikt over hver vare
Start med ordrenummeret og leveringsdatoen, og før deretter opp hver bestilte linje separat. For hver linje skal du registrere forventet vare og antall, mottatt vare og antall samt det uavklarte avviket. Merk en vare som feil bare når et annet produkt har kommet i stedet; merk den som manglende når forventet antall ikke kom fram. Hvis et uventet produkt ikke med sikkerhet kan knyttes til en bestemt bestilt linje, skal du føre det opp separat i stedet for å gjette.
Denne strukturen hindrer at en feil levert vare telles både som erstatning for én linje og som en uforklart ekstra vare. Den gjør det også tydelig at det å rette ett problem ikke nødvendigvis løser det andre.
Knytt dokumentasjon til hver pakke og vare
Hvis det kom mer enn én pakke, gir du hver pakke en enkel identifikator, for eksempel Pakke A og Pakke B. Registrer sporings- eller etikettidentifikatoren, leveringsdatoen, emballasjens tilstand og innholdet for hver pakke. Gi bildene navn som samsvarer med identifikatorene, og ta med bilder av den ytre etiketten, emballasjen, det indre emballasjematerialet og de mottatte produktene. SEWARDs side om frakt og levering anbefaler å sammenligne pakkene med forsendelsesopplysningene og å ta vare på emballasjen når et problem må undersøkes.
Be selgeren bekrefte separat i meldingen hvilke opplysninger som gjelder den feilaktige varen, og hvilke som gjelder det manglende antallet. Dette er særlig viktig når forsendelsesinformasjonen kan tyde på flere pakker.
Be om separat bekreftelse av hvert resultat
Send rapporten med ordrenummeret og e-postadressen som ble brukt ved betaling, gjennom en SEWARD-kanal for bestillinger eller ettersalgsservice. Ikke send fullstendige betalingskortopplysninger, og ikke returner en vare før du har mottatt instruksjoner. Be om et svar linje for linje som opplyser om hvert problem fortsatt undersøkes, og hvilken handling som eventuelt er bekreftet for det.
En generell henvisning til refusjon, erstatning eller ny forsendelse skal ikke antas å løse alle linjene med mindre selgeren angir hva den gjelder. Den faktiske løsningen avhenger av de bekreftede opplysningene om bestilling og forsendelse. Hvis en annen forhandler solgte bestillingen, følger du den selgerens prosess i stedet for å anta at SEWARDs ordning for direkte bestillinger gjelder.