Når bare avsenderen kan åpne en undersøkelse hos transportøren, bør kjøperen gi den faktiske selgeren en kortfattet og fullstendig oversikt som knytter sammen bestillingen, forsendelsen og transportørens svar.
Send en sammenhengende sakoversikt
Oppgi bestillingsnummeret, e-postadressen som ble brukt ved utsjekking, sporingsnummeret og hele sporingshistorikken du har tilgang til, til den faktiske selgeren. Identifiser den sist registrerte statusen, datoen og stedet for den, forventet bestemmelsessted og det konkrete problemet — for eksempel manglende bevegelse, et motstridende bestemmelsessted eller en uforklart retur.
Oppgi også transportørens svar som sier at avsenderen må iverksette undersøkelsen. Ta med eventuelle saks- eller referansenumre, datoen og kontaktkanalen samt et skjermbilde eller en kopi av svaret. Hvis transportøren ba avsenderen om bestemte dokumenter eller opplysninger, gjengi forespørselen nøyaktig i stedet for å gjette hva som kan kreves.
Hold dokumentasjonen nyttig og sikker
Ordne informasjonen kronologisk slik at selgeren kan knytte bestillingen til forsendelsen og kontakten med transportøren. Skjermbilder bør vise relevante datoer, statuser og referansenumre, men irrelevante transaksjoner og sensitive økonomiske opplysninger bør skjules. SEWARDs Kontakt oss-side instruerer kjøpere i å ta med bestillingsnummeret og e-postadressen som ble brukt ved utsjekking ved spørsmål om bestillinger, og i å ikke sende passord eller fullstendige betalingskortopplysninger.
SEWARDs side om frakt og levering anerkjenner at transport- og tollunntak kan påvirke leveringsestimatene. Undersøkelsen trenger derfor den faktiske forsendelsesdokumentasjonen; at et estimat har utløpt, avgjør ikke alene hva som skjedde.
La den faktiske avsenderen sende forespørselen
Ikke utgi deg for å være avsenderen, og ikke endre kontodetaljer for å åpne en sak som bare avsenderen kan åpne. Gi selgeren transportørens instruksjoner og spør om forespørselen er sendt inn, om et referansenummer er tilgjengelig, og om det trengs noe mer fra deg.
En forespørsel om undersøkelse garanterer ikke en konklusjon, refusjon eller erstatning. Disse spørsmålene forblir uavklarte inntil transportøren og selgeren har gjennomgått forsendelsen og de aktuelle omstendighetene rundt bestillingen.