Effektiv oppfølging holder én dokumentert sak oppdatert, identifiserer hvem som har ansvaret for neste handling, og ber om etterprøvbar informasjon uten å love et tidlig resultat.
Behold én sakshistorikk
Fortsett i den opprinnelige supporttråden når det er mulig. Ta med ordrenummeret, sporingsnummeret, transportørens undersøkelsesnummer og den siste bekreftede sporingshendelsen i samme melding. Legg til datoen da undersøkelsen ble åpnet, hvem som åpnet den, og det nyeste svaret. En kort kronologisk oversikt er enklere å behandle enn flere separate forespørsler.
For en forespørsel om en SEWARD-bestilling ber Contact Us-siden kundene oppgi ordrenummeret og e-postadressen som ble brukt ved betaling. Relevante skjermbilder av sporingen eller et svar fra transportøren kan legges ved, men passord og fullstendige betalingskortopplysninger skal aldri inkluderes.
Still spørsmål som viser den nåværende statusen
Be om bekreftelse på tre punkter: hvilken part som for øyeblikket har ansvaret for neste handling, om det fortsatt mangler et dokument eller svar, og hvilken hendelse som vil føre til neste oppdatering. Hvis selgeren venter på transportøren, spør om det finnes et saksnummer hos transportøren, og om transportøren har bedt om mer materiale. Hvis selgeren venter på kjøperen, be om en nøyaktig beskrivelse av hva som trengs.
Skill mellom forsendelsesstatus og undersøkelsesstatus. Den siste sporingsskanningen beskriver pakkeregistreringen; «undersøkelse åpnet», «venter på svar fra transportøren» og «lukket» beskriver forespørselen. Den ene statusen skal ikke stilltiende erstattes av den andre. SEWARDs leveringsestimater er ikke garanterte, så tiden som har gått alene fastslår ikke et bestemt resultat av undersøkelsen.
Rapporter ventende status ærlig
Når det ikke finnes noen ny konklusjon, er den nøyaktige oppdateringen at undersøkelsen fortsatt pågår. Gjentatte meldinger kan bekrefte at en sak fortsatt er aktiv, men de garanterer ikke prioritert behandling, et tidligere resultat eller en bestemt løsning. Følg opp den eksisterende saken med eventuelle reelt nye bevis, og spør etter neste etterprøvbare trinn.
Ikke opprett doble krav og ikke oppgi at pakken er tapt, kan refunderes eller kan erstattes, med mindre den ansvarlige parten har bekreftet denne konklusjonen for den aktuelle bestillingen.