Dokumentasjon for innkjøpte komponenter og verifisering av det komplette produktet bør vurderes separat fordi de gjelder ulike objekter og ikke automatisk kan dokumentere hverandres egenskaper.
Komponentdokumentasjon har en definert avgrensning
En innkjøpt komponent kan leveres med en leverandørrapport, et sertifikat, en tegningskontroll eller et mottaksresultat. Slik dokumentasjon kan støtte egenskapene den uttrykkelig dekker for det identifiserte komponentpartiet. Den fastslår ikke automatisk hvordan komponenten vil oppføre seg etter at den er kombinert med andre deler, justert, festet, ferdigstilt eller på annen måte påvirket av monteringen. Rapporten må også knyttes til komponentversjonen og partiet som faktisk ble brukt.
Montering skaper andre spørsmål
Verifisering av det komplette produktet evaluerer den monterte konfigurasjonen. Den kan omfatte passform, innretting, samspill, drift, overordnede mål, utseende eller et annet spesifisert sluttkrav. Dette er spørsmål på systemnivå: Et produkt kan feile fordi deler som hver for seg er akseptable, samspiller feil, feil revisjon er installert eller monteringsprosessen introduserer et problem.
Den motsatte begrensningen er like viktig. Et resultat fra det ferdige produktet identifiserer ikke nødvendigvis materialet, kilden, behandlingen eller en skjult egenskap ved hver komponent. En vellykket samlet kontroll kan dokumentere det registrerte sluttresultatet uten å rekonstruere hele historikken eller egenskapene til hver innkjøpte del.
Bruk to sammenkoblede dokumentasjonslag
Det første laget bør knytte sammen den godkjente komponentspesifikasjonen, leverandørdokumentasjonen, mottaksidentiteten og komponentpartiet. Det andre bør knytte sammen produktkonfigurasjonen, monteringspartiet og den endelige verifiseringen. En konfigurasjons- eller forbruksregistrering danner forbindelsen ved å vise hvilket komponentparti som gikk inn i hvilket ferdigvareparti.
Når prøvetaking brukes, må konklusjonen fortsatt være knyttet til det definerte partiet og akseptbeslutningen. NIST Engineering Statistics Handbook forklarer at akseptprøving avgjør om et parti sannsynligvis er akseptabelt, i stedet for å anslå kvaliteten på hele partiet. Dette gjør omfanget, utvalget og partiidentiteten viktige i begge dokumentasjonslagene. Den sterkeste konklusjonen kombinerer sammenknyttet komponentdokumentasjon med relevant verifisering etter montering, samtidig som man unngår å anta at den ene dekker den andres ubesvarte spørsmål.