Referanser til prøve og parti bevarer forbindelsen mellom et gjennomgangsbilde, den undersøkte varen og opplysningene som forklarer betydningen av den.
Et fotografi trenger en dokumentert beviskjede
Et gjennomgangsfotografi dokumenterer den synlige tilstanden til en vare på et bestemt tidspunkt. Uten en prøveidentifikator kan det imidlertid være umulig å fastslå hvilken vare som ble fotografert, hvilken testrapport som gjelder for den, eller om to bilder viser den samme prøven. Et prøvenummer gir koblingsnøkkelen mellom bildet, inspeksjonsnotatene, målingene og rapportversjonen.
En parti- eller batchreferanse legger til en annen avgrensning. Den identifiserer gruppen prøven kom fra, men beviser ikke automatisk at alle enheter i gruppen har den fotograferte egenskapen. NIST/SEMATECH e-Handbook forklarer at akseptanseprøving bruker informasjon fra en prøve for å avgjøre om et parti sannsynligvis er akseptabelt; formålet er ikke å anslå alle aspekter ved partiets kvalitet. Dette skillet bidrar til å hindre at et prøvebilde blir behandlet som et bilde av hele lagerbeholdningen.
Bevar sporbarheten uten å eksponere sensitive data
En nyttig bilderegistrering kan beholde en prøvekode, en delvis partireferanse, opptaksdato, en rapportreferanse og plasseringen til originalfilen. Sensitive kommersielle opplysninger kan maskeres, så lenge de gjenværende identifikatorene fortsatt gjør det mulig for en autorisert gjennomgår å koble bildet tilbake til de underliggende registrene.
Bildetekster bør også angi bildets omfang: hva som er synlig, hvilken prøve som vises, og hvilken konklusjon — hvis noen — som støttes av den tilknyttede rapporten. Hvis koblingen mellom identifikatoren og rapporten går tapt, kan fotografiet fortsatt være illustrerende, men verdien som dokumentasjon i en gjennomgang blir betydelig redusert.