Varsle den verifiserte selgeren med minst mulig nødvendig informasjon, samtidig som du holder en annen kundes personopplysninger private.
Hold dokumentene private
Hvis en pakke inneholder en annen kundes faktura, pakkeseddel, adresselapp eller ordreopplysninger, må du ikke publisere dem eller videresende dem på sosiale medier. Unngå å kopiere personens navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse, ordreinnhold eller betalingsrelaterte opplysninger inn i en vanlig melding, med mindre den verifiserte selgeren spesifikt trenger en begrenset opplysning gjennom en sikker kanal. Ikke kontakt den navngitte kunden selv.
Rapporter bare det som er nødvendig
Fortell selgeren at dokumentet til en annen kunde var lagt ved, og identifiser din egen ordre ved hjelp av ordrenummeret og e-postadressen som ble brukt ved betaling. Legg til leveringsdatoen og sporingsnummeret til pakken din hvis dette er tilgjengelig. For å hjelpe med å finne pakke-feilen kan du beskrive det feilplasserte dokumentet etter dokumenttype og bare oppgi en maskert referanse, for eksempel de siste tegnene i et ordrenummer. Vanligvis trenger ikke hele innholdet å skrives av.
Hvis det blir bedt om et bilde, må du dekke til irrelevante personopplysninger før du sender det, med mindre selgeren tilbyr en sikker metode og forklarer hvorfor et uredigert bilde er nødvendig. SEWARDs Contact Us-side tillater valgfrie bildevedlegg, advarer kunder mot å inkludere passord eller fullstendige betalingskortopplysninger, og ber om ordrenummeret og e-postadressen som ble brukt ved betaling i ordrehenvendelser.
Spør hvordan dokumentet skal håndteres
Oppbevar dokumentet og originalemballasjen på et sikkert sted mens du venter på instruksjoner. Spør om selgeren vil at dokumentet skal ødelegges, returneres eller håndteres på en annen måte; ikke velg en returadresse på egen hånd. SEWARD ber kunder kontakte selskapet før de returnerer en vare, mens siden Shipping and Delivery anbefaler å beholde emballasjen når en pakke må kontrolleres.
Disse trinnene reduserer unødvendig utlevering, men fastslår ikke hvordan en bestemt hendelse oppsto eller hvilken løsning som gjelder. Den faktiske selgeren må gjennomgå ordren, pakken og pakkeregistrene før den riktige responsen bekreftes.