En fokusert veiledning for å sende en sporbar oppfølging med identifikatorene, konteksten og den nye informasjonen som trengs for å gjennomgå en henvendelse.
Hold den opprinnelige konteksten samlet
Svar om mulig i den opprinnelige e-post- eller meldingstråden. Start med datoen for den første kontakten, kanalen du brukte og en kort beskrivelse av det opprinnelige problemet. Hvis du mottok et referanse- eller saksnummer, må du ta det med nøyaktig slik det vises. Ikke finn på en referanse når ingen ble utstedt.
Legg til identifikatorene som gjelder problemet
Ved spørsmål om en bestilling oppgir du bestillingsnummeret og e-postadressen som ble brukt ved betaling. SEWARDs Kontakt oss-side ber spesifikt om begge deler. Ved spørsmål om et produkt tar du med produktnavnet eller lenken til siden og angir detaljen du ønsker bekreftet. Ved leveringsproblemer legger du til den nyeste sporingsstatusen eller det relevante forsendelsesvarselet hvis det er tilgjengelig. Disse opplysningene gjør det lettere å skille saken din fra en annen henvendelse uten at det kreves unødvendige personopplysninger.
Forklar hva som har endret seg, og hva du trenger
Skill nye fakta fra informasjon som allerede er sendt. Identifiser for eksempel en ny feilmelding, en endret bestillingsstatus, en ekstra pakkehending eller datoen da et forventet trinn passerte. Still deretter ett tydelig spørsmål, for eksempel om betalingen er blitt koblet til saken, om forsendelsen er sendt eller hvilken handling som kreves videre.
Legg bare ved materiale som hjelper med å besvare spørsmålet. Unngå å sende den samme store samlingen bilder flere ganger. Et relevant skjermbilde eller en sladdet kvittering kan være nyttig, men skjul fullstendige kort- eller kontonumre, uvedkommende transaksjoner, passord, sikkerhetskoder og bekreftelseskoder. Avslutt med å be kundeservice bekrefte gjeldende status og neste aktuelle trinn; utfallet avhenger fortsatt av opplysningene for den faktiske bestillingen eller henvendelsen.