En tydelig måte å rapportere skade som er oppdaget inne i en tilsynelatende intakt pakke, samtidig som observasjon skilles fra antakelse.
Beskriv de tre lagene hver for seg
Del rapporten inn i ytteremballasje, innvendig emballasje og selve varen. For den ytre pakken oppgir du at den så intakt ut, og beskriver den synlige tilstanden til sider, hjørner, forseglinger og fraktetikett. Unngå å si at den var «perfekt» med mindre fotografiene støtter den konklusjonen. For den innvendige emballasjen forklarer du hvordan varen var plassert, og om beskyttelsesmaterialet så forskjøvet, sammenklemt, revet eller urørt ut. Til slutt identifiserer du den skadde delen av varen ved plassering og synlig utseende. Denne lagdelte beskrivelsen hindrer at eskens tilstand forveksles med tilstanden til innholdet.
Ta med tidspunkt og bruksstatus
Oppgi når pakken kom fram, når den ble åpnet og når skaden først ble oppdaget. Si om varen ble brukt, montert, rengjort, justert eller på annen måte håndtert før den ble oppdaget. Hvis den ikke ble brukt, sier du det tydelig. Ta oversiktsbilder av ytterpakken og alt innholdet, etterfulgt av nærbilder av det berørte området fra nyttige vinkler. Ta vare på emballasjen og de opprinnelige bildefilene. SEWARDs side om frakt og levering anbefaler å sammenligne pakken med forsendelsesopplysningene og å ta vare på emballasjen når et problem må undersøkes.
Rapporter observasjoner uten å plassere ansvar
En kort rapport kan lyde: «Ytterpakken og forseglingene viste ingen synlige tegn til åpning eller klemskader. Etter at jeg åpnet den på leveringsdatoen, fant jeg en sprekk på venstre side av varen. Varen har ikke vært brukt. De vedlagte bildene viser pakken, den innvendige emballasjen, hele varen og et nærbilde.» Dette dokumenterer hva som skjedde uten å hevde hvem som forårsaket det. Send rapporten med ordrenummeret og e-postadressen som ble brukt ved utsjekking, via en kontaktmetode som vises på SEWARDs Kontakt oss-side. Skjemaet godtar et valgfritt JPG- eller PNG-bilde på opptil 5 MB. Kontakt SEWARD før du returnerer varen; den faktiske dokumentasjonen for ordren må gjennomgås før et resultat fastsettes.